テレワークの効率を上げたいなら4つの「ルーティン化」がオススメ

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テレワークの効率を上げたいなら4つの「ルーティン化」がオススメ

テレワーク生活が始まったことで、効率の低下に悩む人は少なくありません。その証拠に、とある調査では自宅での勤務によって仕事の効率が「やや下がった」または「下がった」と回答した人が全体の66%にも上っています(※)。

そこでオススメなのが、日々の生活および作業を「ルーティン化」する方法です。ルーティンとは、仕事や作業の手順をあらかじめ決めておき、その通りに行動すること。1日の中で「迷う回数」を減らせば集中力を長続きさせられるため、業務を効率化できます

今日は、テレワークの効率を上げたい人にオススメの「ルーティン化するとよいこと」を4つご紹介します。作業時間を少しでも減らしたい人は、ぜひ実践してみてください。

効率を上げるためにルーティン化するとよいこと4つ

では早速、テレワークの効率を上げる方法としてオススメの「ルーティン化」を4つご紹介します。

その1.起きてから仕事を始めるまでの流れ

最初に紹介するのは、起きてから仕事を始めるまでの流れをルーティン化する方法です。

あなたは目覚めてから仕事を始めるまでに、いくつの選択をしていますか? 例えば次の項目について選択したり迷ったりする人は、きっと少なくないでしょう。

・起きようかな、どうしようかな
・カーテンを開けようかな、もう少しスマホを見ていようかな
・朝はパンにしようかな、ご飯にしようかな
・着替えようかな、このまま仕事しようかな

これらの迷いを1つでも減らせば、あなたの脳が仕事前に疲れることを防げます。

そこでオススメなのが、起きてから仕事を始めるまでの流れをルーティン化すること。具体的には、こんな感じです。

1.目が覚めたらまずはカーテンを開けて朝日を浴びる
2.顔を洗い、朝食の準備をする
3.スマホとニュースのチェックは朝食中に済ませる
4.決めた時間になったらテーブルを片付けてデスクへ移動する

朝食について迷いがちな人は、毎日の朝食メニューを固定したり前日の夜に決めておいたりするといいかもしれません。

服装についても、毎日どうしようかなと悩むくらいなら「仕事着はコレ!」とあらかじめ決めておくとよいでしょう。

朝食を済ませた後にいつまでもダラダラとリビングに居座ってしまう人には、スマホのアラームをセットしておくのがオススメです。

「仕事は17時まで!」といった言葉でアラームをセットしておけば「あ、そうだった! 今日こそ早く終業するぞ!」と気合いが入ります。

今ある習慣を変えるのは、そう簡単なことではありません。自分で決めたルーティンが習慣になるまでは、ぜひ意識して取り組んでみてくださいね。

その2.デスクに向かって最初にすること

次にオススメしたいルーティン化は、デスクに座って最初にすることです。

デスクに向かった後「さて今日は何をしようかな?」や「何から手を付けようかな?」などと迷った経験はありませんか?

これはテレワークに限ったことではなく、机に座ってから「まず何をするか」に迷う人は少なくありません。

そこでオススメなのが「デスクに向かったらまずは○○」と、最初の行動をルーティン化すること。

具体的には、こんな行動ですね。

・パソコンを開いて○○のアプリを開く
・今日のスケジュールを確認する
・いつもの音楽をかける

また午前中は、脳の働きが最も活発な時間帯です。決断力も集中力も十分にあるため、頭を使う仕事は午前中に取りかかるのがオススメ。

反対にメールチェックやデスクの整理など、単純であまり頭を使わない作業は午後に回すとよいですよ。

その3.メールやメッセージをチェックする時間

メールやメッセージをチェックする時間はルーティン化するといい

パソコンやスマホの通知音が鳴るたびにメールやメッセージの確認をすると、効率が下がります。そのためメールやメッセージのチェックは、時間を決めて行うのがオススメです。

例えば11時半(ランチの前)と15時(おやつタイム)などと定めておけば、わざわざ仕事の手を止める必要がありませんね。

通知が気になる人は、通知をオフにするのがオススメです。加えてメールチェックの時間に音が鳴るようリマインダーをセットしておけば、チェックを忘れる心配がありません。

メールやメッセージの通知が集中力を途切れさせていると感じる人は、ぜひメールチェックのルーティン化を試してみてください。

その4.明日の仕事をリスト化してから終業する

最後にご紹介するルーティン化は、終業する前に明日の仕事内容をリスト化しておくことです。このリストを作っておけば、朝デスクに向かってから「今日は何をしようかな」と迷う必要がなくなります。

作るリストは、アナログでもデジタルでも構いません。代表的な方法は、こちらです。

・パソコンやスマホのアプリを使う
・スケジュール帳を使う
・付箋に書いて机やパソコンに貼る

慣れるまでは、使いやすいツールが見つかるまでいろいろ試してみるとよいですよ。

またリストを作るときは、こなす順番もあわせて考えておくことをオススメします。例えばこなしたい仕事が3つあるときは、こんな感じで書いてみてください。

・(午前中)○○社の企画書を完成させる
・(15時までに)○○さんに見積書を送る
・○○社の説明会資料をチェック&不明点を洗い出す

前日に仕事の順番まで決めておけば「何から手を付けようかな」と迷う必要がなく、効率も下がりません。

慣れるまでは予定どおりに仕事が進まない日もあるものですが、ルーティンが習慣となる頃には予想のコツをつかめていることでしょう。

これもスキルアップの1つと捉えて、重要度や優先度などを考えながら予定を組み立ててみるとよいですよ。

ルーティン化でテレワークの効率を上げよう

今日は、テレワークの効率を上げたい人にオススメの「ルーティン化するとよいこと」を4つご紹介しました。

テレワークの効率を上げたいなら、少しでも日々の迷いを減らすことがポイントです。優柔不断な人は特に迷う時間が多くなりがちですので、ぜひ今日から実践してみてくださいね。

執筆:永瀬なみ(コラムライター・カウンセラー)

【参考データ】
第1回 働く人の意識調査|公益財団法人 日本生産性本部

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